Kas ir automatizācija
Automatizācija ir sistēma, kura uzņēmuma atkārtotos procesus izpilda patstāvīgi, precīzi un bez pārtraukumiem. Mēs šādas sistēmas izstrādājam katram uzņēmumam atsevišķi.
Īsumā
Biznesa procesu automatizācija nozīmē, ka regulāri atkārtotu darbu izpilda programmatūra pēc iepriekš noteiktiem noteikumiem. Cilvēks nosaka mērķi un pieņem lēmumus, bet sistēma savāc datus, pārbauda tos, izpilda darbību un ziņo atbildīgajam par rezultātu.
Ko nozīmē automatizācija
Darbu, kurš katru reizi notiek pēc vienas loģikas, izpilda sistēma, un cilvēks iesaistās tikai tur, kur vajadzīgs lēmums.
Katrā uzņēmumā ir darbi, kuri atkārtojas katru dienu vai nedēļu un katru reizi notiek pēc tās pašas loģikas. Tie prasa uzmanību un laiku, taču paši par sevi jaunu vērtību nerada. Mēs šo loģiku pārnesam programmatūrā, kura darbu izpilda patstāvīgi.
Automatizēta sistēma nav viena programma vai rīks. Tā savieno uzņēmuma esošās programmas, datus un noteikumus, darbojas fonā un iesaista cilvēku brīdī, kad nepieciešams vērtējums.
Ieguvums ir mērāms: mazāk kļūdu, īsāks laiks no pieprasījuma līdz izpildei un komanda, kura savu laiku velta klientiem un izaugsmei.
Kā tā darbojas
Katra sistēma seko vienam ceļam, no notikuma līdz paveiktam darbam.
Sākas
Process sākas ar notikumu: jaunu pieprasījumu, saņemtu dokumentu, termiņu vai izmaiņām datos. Sistēma šo notikumu uztver automātiski, un nevienam nav jāatceras process palaist.
Nolasa
Sistēma savāc vajadzīgos datus no avotiem, kurus uzņēmums jau izmanto, un sakārto tos vienotā formā. Nepilnīgus datus tā atzīmē uzreiz, nevis procesa beigās.
Pārbauda
Dati tiek salīdzināti ar jūsu biznesa noteikumiem: limitiem, termiņiem, atbildībām un izņēmumiem. Vietās, kur vajadzīgs vērtējums, sistēma izmanto mākslīgo intelektu vai nodod lēmumu cilvēkam.
Izdara
Sistēma izpilda darbību, saglabā rezultātu un informē atbildīgo. Katrs solis tiek reģistrēts, tāpēc jebkuru darbību vēlāk var pārbaudīt.
Kurus procesus vērts automatizēt
Labākie kandidāti ir procesi ar skaidru loģiku un regulāru apjomu.
- Regulāri atkārtojas
- Process notiek katru dienu vai nedēļu, un tā apjoms ir pietiekams, lai ieguvums būtu jūtams jau pirmajā mēnesī.
- Skaidri noteikumi
- Lēmumus var aprakstīt ar noteikumiem. Ja divi darbinieki vienā situācijā rīkotos vienādi, procesu var nodot sistēmai.
- Digitāli dati
- Informācija jau atrodas programmās, tabulās vai dokumentos, un sistēma strādā ar datiem, kurus uzņēmums jau uzkrāj.
- Augsta kļūdas cena
- Kļūda procesā maksā naudu, laiku vai klienta uzticību. Sistēma katru reizi izpilda tās pašas pārbaudes.
Procesi, kuri notiek reti, katru reizi atšķiras vai balstās uz personiskām attiecībām ar klientu, parasti paliek cilvēka ziņā. Šādos gadījumos sistēma sagatavo informāciju, bet lēmumu pieņem cilvēks.
Piemēri uzņēmuma nodaļās
Biznesa procesu automatizācija nav tikai grāmatvedības jautājums. Atkārtots darbs ir katrā nodaļā.
- Grāmatvedība un rēķini
- Ienākošo rēķinu nolasīšana, pārbaude pret pasūtījumu un līgumu, nosūtīšana apstiprināšanai un ievade grāmatvedības programmā. Izejošo rēķinu sagatavošana un atgādinājumi par kavētiem maksājumiem.
- Pārdošana un klienti
- Pieteikumi no vietnes, e-pasta un sociālajiem tīkliem nonāk vienā klientu sarakstā jeb CRM. Sistēma piešķir atbildīgo, atgādina par nākamo soli un sagatavo piedāvājuma melnrakstu.
- Klientu apkalpošana
- Biežākie jautājumi saņem atbildi uzreiz, sarežģītāki tiek nodoti darbiniekam kopā ar klienta vēsturi. Tikšanās tiek ierakstītas kalendārā tieši no sarakstes.
- Personāls un komanda
- Jauna darbinieka piekļuves un dokumenti, atvaļinājumu pieteikumi, darba laika uzskaite un uzdevumu sadale no čata vai balss ziņām.
- Vadība un atskaites
- Pārdošanas, finanšu un darba izpildes rādītāji vienā skatā, kuri atjaunojas paši. Iknedēļas atskaite vadītājam tiek sagatavota bez tabulu kopēšanas.
E-rēķini un rēķinu apstrāde
Kopš 2026. gada rēķinu apmaiņa starp Latvijas uzņēmumiem notiek strukturētā elektroniskā formātā.
No 2026. gada 1. janvāra darījumos starp Latvijā reģistrētiem uzņēmumiem rēķiniem jābūt strukturētiem e-rēķiniem. PDF fails e-pastā vairs neatbilst prasībām, jo e-rēķins satur datus mašīnlasāmā formā.
Tas nozīmē, ka rēķina dati jau ir digitāli, un tieši tāpēc rēķinu apstrādi ir vērts automatizēt. Sistēma saņem e-rēķinu, salīdzina summas un pozīcijas ar pasūtījumu, pārbauda piegādātāja rekvizītus un nosūta rēķinu apstiprināšanai atbildīgajam.
Pēc apstiprināšanas dati nonāk grāmatvedības programmā bez pārrakstīšanas. Rēķini, kuri neatbilst pasūtījumam vai līgumam, tiek atzīmēti uzreiz, nevis mēneša beigās. Tāpat sistēma apstrādā arī papīra un PDF rēķinus no ārvalstu piegādātājiem, nolasot tos ar mākslīgā intelekta palīdzību.
Kā notiek ieviešana
Katrs posms ir saskaņots iepriekš, tāpēc jūs zināt, ko saņemsiet un par kādu cenu.
Saruna un cena
Izvēlamies vienu procesu un pirms līguma vienojamies par fiksētu cenu.
Izstrāde bez priekšapmaksas
Maksājat tikai tad, ja sistēma strādā un vēlaties to paturēt.
Ieviešana un uzturēšana
Apmācām komandu un uzraugām sistēmu, kods un dati pieder jums.
Kā tā aug
Automatizācija sākas ar vienu procesu un paplašinās kopā ar uzņēmumu.
- Viens process
- Sākam ar procesu, kurš patērē visvairāk darba resursu, un pārvēršam to stabilā sistēmā.
- Vairākas sistēmas
- Nākamās sistēmas pievienojas pirmajai un apmainās ar datiem savā starpā, bez cilvēka starpniecības.
- Vesels amats
- Ar laiku sistēmas pārņem vesela amata ikdienas darbu vai ļauj tai pašai komandai paveikt ievērojami vairāk.
Kāpēc pielāgota sistēma
Mēs nepārdodam gatavu produktu, mēs izstrādājam sistēmu tieši jūsu uzņēmumam.
- Jūsu procesi
- Sistēmu veidojam pēc tā, kā strādā jūsu uzņēmums, nevis pielāgojam uzņēmumu programmai.
- Jūsu rīki
- Sistēma savienojas ar programmām, kuras jau izmantojat, bez jaunas smagas platformas.
- Uzturēšana
- Pēc ieviešanas sistēmu uzraugām un uzturam, lai tā strādā stabili katru dienu.
Savienošana ar esošajām programmām
Sistēma strādā kopā ar rīkiem, kurus uzņēmums jau lieto, un tos neaizstāj.
- Grāmatvedības programmas
- Ja grāmatvedības programmai ir API vai datu imports, sistēma tajā ievada rēķinus, maksājumus un klientu datus. Konkrētās programmas iespējas pārbaudām pirms izstrādes.
- E-pasts un kalendārs
- Google Workspace un Microsoft 365: ienākošās vēstules, pielikumi, kalendāra notikumi un kopīgotie dokumenti.
- Tabulas un datubāzes
- Excel un Google Sheets tabulas, kuras uzņēmums lieto ikdienā, kā arī datubāzes un iekšējās programmas.
- Čati un ziņas
- Telegram, WhatsApp un citi saziņas kanāli, kur komanda un klienti jau sarakstās.
- CRM un interneta veikali
- Klientu pārvaldības sistēmas, interneta veikali un nozares programmas, kurām ir pieejams API.
Automatizācija un mākslīgais intelekts
Mākslīgais intelekts ir viens no sistēmas instrumentiem, nevis pati sistēma.
Klasiskā automatizācija izpilda precīzus noteikumus. Mākslīgais intelekts to papildina vietās, kur informācija nav strukturēta: nolasa brīvā formā rakstītu tekstu, klasificē dokumentus un sagatavo atbilžu melnrakstus.
Mēs mākslīgo intelektu izmantojam tur, kur tas dod mērāmu ieguvumu. Sistēmas darbība kritiskos lēmumos ir pārbaudāma, un nenoteiktos gadījumos lēmumu pieņem cilvēks.
Šāda pieeja apvieno noteikumu precizitāti ar spēju strādāt ar nestrukturētu informāciju, nezaudējot kontroli pār rezultātu.
AI aģenti uzņēmumā
AI aģents ir sistēmas daļa, kura pati izvēlas nākamo soli, nevis tikai izpilda iepriekš uzrakstītu secību.
Parasta automatizācija katru reizi iet pa vienu un to pašu ceļu. AI aģents saņem uzdevumu, piemēram, atbildēt klientam vai sagatavot piedāvājumu, un pats izlemj, kuru informāciju meklēt, kuru rīku izmantot un kad uzdevums ir paveikts.
Uzņēmumā aģents noder tur, kur ienākošā informācija katru reizi ir atšķirīga: klientu jautājumi brīvā formā, dažādu formātu dokumenti, sarakste ar vairākiem dalībniekiem. Aģents nolasa saturu, atrod vajadzīgos datus uzņēmuma sistēmās un sagatavo rezultātu.
Aģentam nosakām skaidras robežas. Tas drīkst lasīt tikai procesam nepieciešamos datus, darbības ar naudu vai klientu saistībām apstiprina cilvēks, un katrs aģenta solis tiek reģistrēts žurnālā.
Drošība un kontrole
Sistēmai jābūt tikpat uzticamai kā labākajam darbiniekam.
Sistēmas darbojas Eiropas Savienības datu centros ar ierobežotu piekļuvi. Katra darbība tiek reģistrēta, un kļūdas gadījumā atbildīgais saņem paziņojumu.
Pēc ieviešanas mēs sistēmu uzraugām un darba dienās reaģējam divu stundu laikā. Izstrādātais kods un dati pieder jūsu uzņēmumam, un uzturēšanu var pārtraukt jebkurā brīdī.
Biežākie jautājumi
Īsas atbildes uz jautājumiem, kurus uzņēmumi uzdod pirms pirmās sistēmas.
- Cik maksā automatizācija?
- Cena ir atkarīga no procesa apjoma, un par to rakstiski vienojamies pirms līguma. Darba gaitā cena nemainās. Uzturēšana un atbalsts sākas no 250 € mēnesī. Pirmo sistēmu uzbūvējam bez priekšapmaksas, un maksājat tikai tad, ja tā strādā un vēlaties to paturēt.
- Cik ilgi notiek ieviešana?
- Termiņu saskaņojam kopā ar apjomu un cenu pirms līguma. Tas ir atkarīgs no procesa sarežģītības un pieslēdzamo rīku skaita.
- Vai jāmaina programmas, kuras jau lietojam?
- Nē. Sistēmu pieslēdzam rīkiem, kurus jau izmantojat, un integrāciju iespējas un ierobežojumus saskaņojam pirms izstrādes sākuma.
- Kā sistēma rīkojas nestandarta situācijā?
- Gadījumus, kuri neatbilst noteikumiem, sistēma nodod atbildīgajam darbiniekam kopā ar visu vajadzīgo informāciju. Šādas situācijas pārbaudām pirms sistēmas nodošanas.
- Vai automatizācija aizstāj darbiniekus?
- Sistēma pārņem atkārtoto darbu, un komandas laiks atgriežas tur, kur tas rada vērtību. Ar laiku vairākas sistēmas var pārņemt vesela amata ikdienas darbu vai ļaut tai pašai komandai paveikt ievērojami vairāk.
- Kam pieder izstrādātā sistēma?
- Kods un dati ir jūsu uzņēmuma īpašums. Ja uzturēšanu vairs nevēlaties, pārtraucat ikmēneša maksājumu un saņemat visu kodu.
- Ar ko automatizācija atšķiras no AI aģenta?
- Automatizācija izpilda iepriekš noteiktu soļu secību. AI aģents pats izvēlas nākamo soli atkarībā no situācijas. Praksē sistēma bieži apvieno abus: noteikumi tur, kur loģika ir skaidra, un aģents tur, kur informācija katru reizi atšķiras.
- Vai var automatizēt e-rēķinu apstrādi?
- Jā. E-rēķins jau satur strukturētus datus, tāpēc sistēma to var pārbaudīt pret pasūtījumu, nosūtīt apstiprināšanai un ievadīt grāmatvedības programmā bez pārrakstīšanas.
- Vai automatizācija ir piemērota mazam uzņēmumam?
- Jā, ja ir process, kurš atkārtojas katru dienu vai nedēļu. Mazā komandā katra atbrīvotā stunda ir jūtama uzreiz, un sākt var ar vienu procesu.
- Ar ko sākt?
- Ar procesu, kurš patērē visvairāk komandas laika un kuram ir skaidri noteikumi. Pirmajā sarunā kopā izvērtējam, kurš process dos lielāko ieguvumu.